Soubory a Dokumenty
24. 10. 2008
Manipulace a oběh písemností v podniku
Manipulace písemnostmi se řídí:
N zákonem
N směrnicemi vydanými v dané firmě
Oběh:
N příjem
N třídění
N evidence – zapisování
N oběh
N vyřizování
N podepisování - kdo
N odesílání – jakým způsobem
N ukládání – odchozí i příchozí
N vyřazování – jakým způsobem
Spisový řád určuje:
N kdo je pověřen přebíráním písemností
N kde se došlé P soustřeďují – 1 místo, člověk, sekretářka, podatelna
N které písemnosti se evidují – kvůli reklamním letákům atd.
N kdy se předkládají došlé P k nahlédnutí vedoucímu
N jak se přidělují P jednotlivým pracovníkům k vyřízení
N jakou budou mít P formánlí upravu
N jaká jsou podpisová práva pro určité druhy P
N kdy se předkládají k podpisu vedoucímu
N kde se soustřeďují k odeslání
N jakým zp. se odesílají
N jak se archivují
Příjem a zápis písemností
N způsob evidence určuje Spisový řád
N v malých podnicích se soustřeďují u majitele nebo v sekretariátu
N velké podniky mají oddělení – podatelnu
N v podatelně se pošta třídí pro jednotlivá oddělení a předává se jim k vyřízení – pošta se pak eviduje na těcchto odděleních:
Evidence
N P přebírá dle spisového řádu pověřený pracovník
N pokud má firma P. O. BOX veškeré přebrané P se zapisují v Poštovní odnášecí knize
N pověřený pracovník rozdělí soukromou a firemní poštu
N soukromá uzavřená
N firemní se otevírá, zapisuje a předává
Manipulace s obchodním dopisem
N otevření
N kontrola – počet uvedených a přiložených přiloh
N označení prezent. razítkem a zapsání do Knihy došlé pošty
N spis. řád určuje, co se o P zapíše
Obsah zápisu
N pořadové číslo
N datum příchodu
N název odesilatele
N stručný obsah (reklamace, objednávka…)
N jméno prac., který bude vyřizovat
N termín vyřízení určený odesilatelem
Přidělování k vyřízení
N zapsané P předloží vedoucímu
N sekretářka vytřídí předem, podtrhá důležité věci
N jednoduché vyřídí sama, ostatní rozdělí přísl. pracovníkovi
N vedoucímu připraví pokynové lístky, přiloží je (formulář, kde jsou často užívané pokyny a vedouí jen zaškrtne správnou variantu)
Příprava dle důležitosti
N rozdělení do desek dle důležitosti
N ty důležité vedoucí vyřídí sám
N k ostatním dá pokyn
N kontrola dopisů, které vyřídila sekretářka
N přiložení vedoucímu na vědomí
Postup v nepřítomnosti vedoucího
N denní pošta se předkládá zástupci
N ten ji prohlédne a rozhodne o vyřízení
N sekretářka zapíše jm. vyřizujících pracovníků a předá jim dopisy